Teil 2: Selbst abrechnen oder abrechnen lassen?

Im letzten Beitrag (Teil 1: Ablauf der Abrechnung) haben wir Dir den Prozess der Abrechnung erklärt, damit klar wird, ab welchem Punkt Deine Abrechnung beginnt und welche Aufgaben sie beinhaltet.

Mit diesem Wissen knüpfen wir nun an zwei Fragen an:
Erstens: Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, um überhaupt abrechnen zu können/dürfen?
Und zweitens: Welche Vorteile bieten Dir die beiden Möglichkeiten der Abrechnung (Selbstabrechnung, Abrechnen lassen)? Andererseits, wie „teuer“ sind beide Abrechnungswege, gemessen am zeitlichen Aufwand, den Du betreiben musst?

Was Du für die Abrechnung brauchst

• Persönliche Voraussetzung: Abschluss zum Physiotherapeuten
• Räumliche Voraussetzungen: siehe Zulassungsempfehlungen nach § 124 Abs. 4 SGB V für Heilmittelerbringer in der Fassung vom 22.05.2018 
• Kassenzulassung aller Kassen:
  - Landesverbände der Krankenkassen
  - die Landesvertretung des vdek
  Hinweis: Mehr Informationen zur Kassenzulassung findest Du hier.
• PC/Laptop
• Kopierer/Dokumentenscanner ggf.
• Praxissoftware; mindestens notwendig, um den Datensatz elektronisch zu erfassen
• Verschlüsselungszertifikat ITSG, um Abrechnungsdaten verschlüsselt an den Kostenträger zu schicken.
  Hier mehr zur Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH.
• E-Mail Zugang mit E-Mail Adresse
• Briefmarken, Briefumschläge für die Post

Egal, ob Du nun selbst abrechnest, oder abrechnen lässt, die folgenden Überlegungen solltest Du vorab anstellen:

Für welche Software entscheide ich mich?

• Soll meine Praxissoftware zusätzlich eine Abrechnungsfunktion haben?
• Falls "nein": Bin ich bereit, zwei verschiedene Systeme (Praxisverwaltung plus Abrechnungssoftware) zu nutzen und können diese beiden Systeme miteinander kommunizieren? (ggf. erheblicher Mehraufwand)
  
  

Wie wird die Abrechnung in meiner Praxis organisiert?

• Wo werden Verordnungen gesammelt, deren Behandlung abgeschlossen ist?
• Wo werden Verordnungen gesammelt, wenn sie abschließend auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft wurden?
• Wie werden die gesammelten Verordnungen sortiert (alphabetisch, nach Kostenträger), um später bei der Abrechnung Zeit zu ersparen?
• Wie passt ggf. ein neues Produkt dazu? Meistens verändert ein neues Produkt auch Prozesse. 

Wer kümmert sich um die Abrechnung?

• Kann/will ich meine Mitarbeiter mit in die Verantwortung ziehen und wenn ja, ab welchem Punkt? (Verordnungsprüfung auf Vollständigkeit & Richtigkeit, Eingabe in den PC, Scannen/Kopieren der Originalverordnungen, etc.)
• Wer ist bei Absetzungen für die Prüfung und Heilung der Fehler verantwortlich?
• Übergebe ich die Abrechnung an eine Abrechnungsstelle?
• Wer hat welche Verantwortlichkeiten in der Praxis und gibt es einen Backup-Partner im Falle von Urlaub, Krankheit oder Sonstiges?

Wen kann ich bei Fragen kontaktieren?

• Hat meine Abrechnungsstelle eine Hotline?
• Nutze ich Soziale Netzwerke? (Facebook, Xing, Instagram)
• Bin ich Mitglied eines Verbands?

Brauche ich eine Versicherung?

• Versand der Originalverordnungen versichert oder normal?
  → Teilweise können die Originalverordnung vom Abrechnungsdienstleister abgeholt oder anderweitig versichert transportiert werden. Dies ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Die Vorteile im Überblick
Wir haben schon angedeutet, dass Deine Entscheidung für oder gegen eine Abrechnungsstelle wohl überlegt sein will.
Welche Vorteile die jeweiligen Optionen haben, ist in dieser Tabelle ersichtlich. Die Nachteile erschließen sich dann aus den zusammengefassten Punkten.

Selbst abrechnen: Abrechnungsprinzip lernen

Erweiterung des persönlichen Kenntnisstandes für Abrechnungseinsteiger, dazu gehört unter anderem:

• Heilmittelkatalog kennen/beschaffen
• Positionsnummern kennen (inkl. fehlerhafte Positionsnummern) 
• Preislisten besorgen und verwalten
• Codierung und Taxierung

Hinweis: Sich das nötige Wissen anzueignen, bedeutet gerade am Anfang auch, Fehler zu machen (Gewinnschmälerung). Viele Physiotherapeuten nutzen anfänglich eine externe Abrechnungslösung, bevor sie die Abrechnung selbst in die Hand nehmen.

Selbst abrechnen: Überblick behalten

• Kein Verlassen auf andere nötig. Bedenke dabei: Fehler liegen in der eigenen Verantwortung
• Immer auf dem Laufenden bleiben, zum Beispiel bezüglich aktuellen Preisen
• Nachhaltung von Zahlungseingang & Absetzungen (zu Beginn mehr Absetzungen wahrscheinlich) 

Selbst abrechnen: Kostenersparnis

• Geld für Abrechnungslösung kann als finanzielle Reserve zurück gelegt werden
• Setzt voraus, dass Wissen über Abrechnung vorhanden ist und die richtige Auswahl bei der Praxissoftware getroffen wurde, um Fehler in der Abrechnung zu vermeiden

Abrechnen lassen: Verordnungsprüfung, niedrige Rückläuferquote

• Hilfe bei der Prüfung von Heilmittelverordnungen
  Hinweis: Eine gute Software prüft Verordnungen auf Richtigkeit nach Vorgaben des Heilmittelkatalogs. Setze daher unbedingt auf eine professionelle Software als Basis für einen erfolgreichen Praxisablauf. 
• Weniger manueller Aufwand durch Wälzen des Heilmittelkataloges und Aktualisierung der Preislisten
• Weniger zeitaufwendige Fehlerreduktion, dadurch mehr Konzentration auf Erfolg

Abrechnen lassen: Vorfinanzierung auf Wunsch

• Auszahlung des Honorars zum vereinbarten Termin, oder Sofortauszahlung innerhalb von wenigen Stunden nach Rezepteingang
  Hinweis: Die Zahlungsfristen der Krankenkassen liegen je nach Rahmenvertrag zwischen 14 und 28 Tagen.

Abrechnen lassen: Keine Einreichungstermine

• Einsendung der Rezepte jederzeit möglich
  Hinweis: Wer selber abrechnet, kann seine Verordnungen nur einmal monatlich an die Krankenkasse schicken. (Grundlage: Rahmenverträge)

Abrechnen lassen: Persönliche Beratung

• Bei Fragen zur Abrechnung immer ein Ansprechpartner

Wie viel Zeit kostet die Abrechnung?
Die Zeit, die Du für Abrechnungsaufwände brauchst, sollte in Deine Kostenkalkulation immer mit einbezogen werden.

Um einen Einblick zu bekommen, was Dich die Abrechnung in Deiner Praxis „kosten“ könnte, erhältst Du hier eine grobe Einschätzung des Zeit- und Kostenaufwandes, der berücksichtigt werden sollte.
Hinweis: Ausgangsbasis für die Kostenrechnung ist 10 € pro Stunde; die Aufwandswerte sind geschätzte Durchschnittswerte und gelten nicht für den Einzelfall.

Zeitaufwand pro Verordnung/100 Verordnungen mit Software ohne Abrechnungszentrum

Zeitaufwand pro Verordnung/100 Verordnungen mit Software ohne Abrechnungszentrum am Beispiel von mobiLEOS Physio

Wenn Du mehr über unsere eigene Software- und Abrechnungslösung mobiLEOS Physio wissen willst…

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Maike bei der Arbeit

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1. Was muss ich beachten, wenn ich mich für ein Abrechnungszentrum oder eine Abrechnungssoftware entscheide?
2. Mit wie viel Aufwand ist eine Kündigung oder ein Wechsel des eigenen Abrechnungszentrums verbunden und was kostet das üblicherweise?
3. Das Abrechnungs-ABC: Das kleine Nachschlagewerk zum Thema “Abrechnung“