Mittwoch, 12 Februar 2020 11:45

Abrechnung, wie geht das? (Teil 3)

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Abrechnung, wie geht das? (Teil 3) CC0 Creative Commons / pixabay / stux

Abrechnung ist komplex und immer wieder tauchen Fragen auf; insbesondere dann, wenn man mit dem Gedanken spielt, eine Praxis zu gründen, aber selber noch nie abgerechnet hat. Für alle, die in das Thema einsteigen wollen, möchten wir einige grundlegende Fragen klären.

Teil 3: Weniger Fehler bei der Abrechnung

Das verstrickte Regelwerk namens Heilmittelrichtlinie und -Katalog führt in der Praxis häufig zu Fehlern in der Abrechnung.

Ab Oktober 2020 sollen beabsichtigte Änderungen von Richtlinie und -Katalog Prozesse vereinfachen und für Entlastung der Heilmittelerbringer sorgen. Tatsächlich fallen dadurch viele Absetzungsgründe weg.

Die aktuellen Regelungen werden noch bis Oktober 2021 gelten.

Der folgende Artikel soll Physiotherapeuten helfen, durch eine Früherkennung den aktuell häufigsten Kürzungsgründen entgegenzuwirken und weist an entsprechender Stelle auf die geplanten Änderungen hin.
Anmerkung: Die gekennzeichneten Felder (**) sind Gründe, die in der Praxis am häufigsten zu Absetzungen führen.

 

Vorabcheck: Prüfen Sie die Verordnung schon vor dem ersten Behandlungstermin. 

 Prüfung durch TherapeutenVorgabencheck nach altem Heilmittelkatalog

 

Änderung durch den neuen Heilmittelkatalog

Richtiger Vordruck? 

Handelt es sich um eine Verordnung zur Physiotherapie?

Möglicherweise wird es zukünftig einen neuen Verordnungsvordruck für 
alle Heilmittel geben. Dazu stehen der GKV-Spitzenverband und die KBV
aktuell noch in Verhandlung

Ärztstempel & Unterschrift vorhanden? **

Auf der Vorderseite der Verordnung muss der Arzt unterschreiben
und seinen Arztstempel dazusetzen. 

 

Zuzahlungspflicht oder gebührenbefreit? ** 

Besitzt der Patient einen Befreiungsausweis für das aktuelle 
Kalenderjahr, wenn auf der Heilmittelverordnung eine 
Zuzahlungsbefreiung vermerkt wurde?

 

Verordnungstyp korrekt? (Regelfall) ** 

Liegt eine Erst- bzw. Folgeverordnung oder eine Verordnung 
außerhalb des Regelfalls vor?

Der Regelfall ist in der Heilmittelrichtlinie klar definiert und muss 
zwingend eingehalten werden. Nach dessen Beendigung kann 
eine Verordnung außerhalb des Regelfalls ausgestellt werden 
oder es muss ein behandlungsfreies Intervall von 12 Wochen 
folgen. 

Die Regelfallsystematik wird durch den "Verordnungsfall" mit 
"orientierender Behandlungsmenge" abgelöst. 

Folglich gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen Erst- und 
Folgeverordnung oder Verordnungen außerhalb des Regelfalls. 

Ab Oktober 2020 wird es nur noch einen "Verordnungsfall" geben, der 
sich am medizinischen Bedarf des Patienten orientiert. 

Ein neuer "Verordnungsfall" tritt ein, wenn nach dem Datum der letzten
Verordnung ein Zeitraum von sechs Monaten vergangen ist. 

Verordnung nach Vorgaben des Heilmittelkatalogs ausgestellt?

Stimmen die folgenden Angaben mit den Vorgaben des Heilmittelkatalogs
überein?
- Verordnungsmenge pro Verordnung im Regelfall eingehalten?
- Passt der Indikationsschlüssel zum Heilmittel/Frequenz?
- ICD-10-Code korrekt?
Anmerkung: Obwohl für Physiotherapeuten offiziell keine Prüfpflicht besteht,
kontrollieren einige Krankenkassen den ICD-10-Code.
Fehlt der Code oder sind die Angaben nicht korrekt, bezahlen sie nicht.

Die bisher 22 Diagnosegruppen werden zu 13 Diagnosegruppen
zusammengefasst.

Die orientierende Verordnungsmenge ergibt sich
indikationsbezogen aus dem Heilmittelkatalog.
Anstatt der Frequenzempfehlung wird es eine Frequenzspanne
von 1-3 Mal wöchentlich geben, um Termine flexibler zu planen.

Ein „Verordnungsfall“ und die orientierende Behandlungsmenge
sind zukünftig arztbezogen.
Das heißt, Ärzte müssen die Verordnungsmengen von anderen Ärzten 
nicht mehr berücksichtigen.

Prüfpflicht durch Krankenkasse bei Verordnungen
„außerhalb des Regelfalls“?

Liegt eine medizinische Begründung des Arztes vor?
Muss eine Genehmigung von der Krankenkasse eingeholt werden?
Falls ja, sollte sie sofort eingeholt werden, bevor die Absetzung droht.

Das Genehmigungsverfahren der Krankenkassen entfällt.
Auch wenn die orientierende Behandlungsmenge überschritten wird,
muss zukünftig keine Begründung mehr angegeben werden.

Verordnungsdatum?

Liegt das Verordnungsdatum vor dem ersten Behandlungstermin?
(Wichtig bei Dauerterminen!)

 

 

Termine machen: Vor Behandlungsbeginn sollten Sie noch zwei Dinge sicherstellen.

  1. Ist der Therapeut zur verordneten Leistung berechtigt?
    Fehlt die zusätzliche Zertifizierung, die zur Ausführung einer speziellen Maßnahme notwendig ist, darf der Therapeut die Behandlung nicht durchführen.


  2. Kann die Behandlung innerhalb der 14-Tage-Frist begonnen werden? **
    Eine Behandlung muss normalerweise innerhalb von 14 Tagen beginnen, es sei denn, der Arzt hat den Behandlungsbeginn auf ein bestimmtes Datum verschoben.
    Andernfalls werden die Kosten für diesen Termin – oft auch für die gesamte Verordnung – nicht übernommen.
    Der Behandlungsbeginn zählt ab dem ersten Tag der Ausstellung.

    → Ab Oktober 2020 wird der späteste Behandlungsbeginn übrigens auf 28 Tage erweitert. Es soll außerdem auf der Verordnung ein Feld für einen dringlichen Behandlungsbedarf (innerhalb von 14 Tagen) geschaffen werden.

    → Aufgepasst! Bei Verordnungen von Heilmitteln im Rahmen des Entlassmanagements gelten gesonderte Regelungen! Die Behandlung muss dann innerhalb von sieben Tagen nach Entlassung aus dem Krankenhaus begonnen werden und innerhalb von zwölf Tagen nach der Entlassung abgeschlossen sein.
    Allerdings werden die Verordnungen oft so ausgestellt, dass der Therapeut selbstständig darauf achten muss, die Verordnung im richtigen Moment abzubrechen.
    Ein Beispiel: Ein Rezept mit 6 x KG und einer Frequenz von 2 x pro Woche, kann als Entlassmanagement nicht vollständig durchgeführt werden, da in 12 Tagen nur vier Therapieeinheiten stattfinden können.

Management der Verordnung: Beachten Sie im Praxisalltag folgende Hinweise:

Denken Sie daran, Ihren Praxisstempel und eine Unterschrift hinzuzufügen

Die Unterschrift muss von jemandem erfolgen, der ein Zertifikat für das verordnete Heilmittel hat.

Wenn der Patient die Leistung quittiert, achten Sie darauf, dass das/die verordnete(n) Heilmittel auch mit der/den erfolgten Maßnahme(n) auf der Rückseite übereinstimmt/en.

Vermeiden Sie Doppelabrechnungen. **

Eine Doppelabrechnung liegt dann vor, wenn die erste Behandlung auf dem Folgerezept vor der letzten Behandlung der Erstverordnung liegt.

Lag ein stationärer Aufenthalt vor? **

Zu Unklarheiten kann es kommen, wenn ein Patient ins Krankenhaus geht, er aber am gleichen Tag noch eine therapeutische Maßnahme wahrnimmt. Auf der Verordnung sollte klar vermerkt werden, dass die Behandlung sich nicht mit dem stationären Aufenthalt überschneitet hat.

Vollständiges Datum angegeben?

Das Datum auf der Rückseite der Heilmittelverordnung muss zumindest in Kurzform mit Tag, Monat und Jahr angegeben werden.

Halten Sie die Unterbrechungsfristen ein und dokumentieren Sie ggfs. den Unterbrechungsgrund. **

Behandlungen dürfen nicht länger als 14 Kalendertage unterbrochen werden, es sei denn, es liegen besondere Umstände vor. 

Dazu zählen:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Therapeutisch indizierte Unterbrechungen

Hausbesuche nur einmal pro Termin abrechnen **

Wird eine Doppelbehandlung mit Hausbesuch verschrieben, so darf nur ein Hausbesuch pro Doppelbehandlung abgerechnet werden.

Letzte Überprüfung: Bevor die Verordnung zur Abrechnung geschickt wird, ist ein letzter Check notwendig. 

  • Sind alle Unterschriften komplett? **
  • Wurde die Rezeptgebühr kassiert?
  • Stimmen Heilmittel und Positionsnummer überein? **

Aus Fehlern lernen: Eine alte Redensart besagt: Wo gehobelt (gearbeitet) wird, fallen Späne. Alle machen Fehler – und bezogen auf die Abrechnung sind es oft die gleichen Fehler. 

Beachten Sie deswegen folgende generelle Grundsätze:

  1. Keine Behandlung ohne Verordnung!
  2. Der Heilmittelkatalog sollte immer griffbereit in der Praxis sein.
  3. Rezeptänderungen VOR dem ersten Behandlungstermin und nur nach Absprache mit dem Arzt, durch Arztstempel, Datum und Unterschrift quittiert.
  4. Dokumentation von Datum, Zeit und Grund bei Krankenhausaufenthalt oder Unterbrechung der Behandlung auf der Verordnung.
  5. Patientenunterschrift nach jeder Behandlung.
  6. Vollständiges Ausfüllen der Verordnungsrückseite.
  7. Wichtige Dokumente gehören als Argumentationsgrundlage bei Absetzungen aufbewahrt (zum Beispiel der Befreiungsausweis des Patienten). 
  8. Die Nutzung einer modernen Software deckt Fehler bereits vor Behandlungsbeginn auf.

Digitalisierungsheld

 

 

 

 

 

 

 

Wenn Dir dieser Artikel gefallen hat... 

Lies doch auch unsere bisherigen Artikel der Reihe Abrechnung, wie geht das? 

Teil 1: Ablauf der Abrechnung
Teil 2: Selbst abrechnen oder abrechnen lassen

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Jasmin Clegg

Jasmin Clegg hat ihre Ausbildung als Physiotherapeutin 2009 an der Hogeschool Zuyd in Heerlen (NL) beendet.

Aus beruflichem und privatem Interesse hat sie zwischenzeitlich für zweieinhalb Jahre in Südafrika gelebt. Heute ist sie wieder in Deutschland und arbeitet in einer Physiotherapie-Praxis im Kölner Norden.

Nebenbei doziert sie an der Hochschule Fresenius und arbeitet freiberuflich als Journalistin. Seit 2017 schaukelt sie den mobiLEOS Physio-Blog und hat daher immer viel zu tun.

Kontakt: clegg@mobileos.de

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