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Freitag, 03 August 2018 19:17

Abrechnung, wie geht das?

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Abrechnung, wie geht das? CC0 Creative Commons / pixabay / stux

Abrechnung ist komplex und immer wieder tauchen Fragen auf; insbesondere dann, wenn man mit dem Gedanken spielt, eine Praxis zu gründen, aber selber noch nie abgerechnet hat. Für alle, die in das Thema einsteigen wollen, möchten wir einige grundlegende Fragen klären.

Teil 1: Welche Möglichkeiten der Abrechnung gibt es?

Neben der Behandlung Deiner Patienten spielt die Abrechnung eine große Rolle im Praxisalltag. Schließlich möchtest Du am Ende des Tages auch für Deine Arbeit entlohnt werden.
Leider ist es hier, salopp ausgedrückt, nicht mit „ein paar Rechnungen schreiben“ getan. Neben den normalen Praxistätigkeiten erwartet Dich ein nicht zu unterschätzender, administrativer Aufwand.

Ein gewisses Grundwissen zum Thema „Abrechnung“ schadet also nicht; im Gegenteil: Wer gut informiert ist, spart später Zeit für Einarbeitung und Durchführung. Deswegen nutzen wir die Gelegenheit, Dich mit einigen Basiskenntnissen zur Abrechnung mit GKV-Patienten vertraut zu machen.

Das elektronische Abrechnungsverfahren
Sobald ein Physiotherapeut die vereinbarte Leistung einer Heilmittelverordnung erbracht hat, rechnet er mit der Krankenkasse des Patienten ab.

Mit dem Inkrafttreten des GKV-Modernisierungsgesetzes (GMG) geschieht das zwingend auf elektronischem Wege.
Leistungserbringer von Heil- und Hilfsmitteln sind nach § 302 Abs. 1 SGB V verpflichtet, den Krankenkassen die Abrechnung mittels elektronischer Datenübertragung oder über elektronisch verwertbare Datenträger zu übersenden.
Diese Entwicklung kehrt der herkömmlichen Papierabrechnung den Rücken zu und ist entsprechend mit technischen und organisatorischen Aufgaben verbunden: Von Dir als Leistungserbringer – Physiotherapeut - wird vorausgesetzt, dass die technischen Gegebenheiten dafür geschaffen werden.

Erfolgt die Datenübermittlung nämlich aus irgendwelchen (durch den Leistungserbringer verursachten) Gründen nicht elektronisch, ist die Krankenkasse verpflichtet, die Daten nachzufassen. Für die Nachfassung können Kosten in Höhe von fünf Prozent des Rechnungsbetrages veranschlagt werden, die der Leistungserbringer zu tragen hat.

Was brauche ich zur (ersten) Abrechnung?
Im Vorfeld müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden, um das erste Mal mit der Krankenkasse abzurechnen:

  • Institutionskennzeichen (IK)
  • Anmeldung zum Datenaustausch
  • Abrechnungssoftware
  • Kostenträgerdatei
  • Probeabrechnung

Institutionskennzeichen
Du benötigst ein gültiges Institutionskennzeichen (IK). Mit dieser Nummer wirst Du bei der Abrechnung als berechtigter Leistungserbringer identifiziert und darfst am elektronischen Abrechnungsverfahren teilnehmen. Die Beantragung Deiner persönlichen IK erfolgt über die ARGE IK - Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen in St. Augustin. 

Anmeldung zum Datenaustausch
Grundsätzlich ist eine Anmeldung zum Abrechnungsverfahren bei den einzelnen Krankenkassen notwendig. Da einige Krankenkassen auf die Anmeldung verzichten, sollte man sich dort besser im Vorfeld erkundigen.

Abrechnungssoftware
Um den Anforderungen nach § 302 Abs. 2 SGB V zur elektronischen Abrechnung zu entsprechen, bedarf es einer geeigneten Software. Die Software muss Abrechnungsdateien erstellen können, die für die Datenannahmestelle der Krankenkassen (physikalisch) lesbar sind und auch von ihnen verarbeitet werden können.

Kostenträgerdatei
Die Kostenträgerdatei ist Bestandteil der Abrechnung und steuert den Fluss der Daten und den der Papierbelege – die aktuelle Kostenträgerdatei der Krankenkassen findet sich leicht im Internet wieder.

Probeabrechnung
Eine Probeabrechnung mit den Krankenkassen ist nötig, bevor Du mit Deiner ersten „richtigen“ Abrechnung beginnst. Dabei werden maschinelle Abrechnungsdaten und Papierabrechnungen an die jeweiligen Krankenkassen übermittelt, wie im Regelfall auch. Die Erprobungsphase wird erst dann beendet, wenn Du dreimal hintereinander technisch und inhaltlich einwandfreie Daten übermittelt hast.

Dir stehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Wahl, um mit den Krankenkassen abzurechnen: Entweder, Du rechnest selber ab oder Du übergibst die Abrechnung an einen externen Dienstleister – beide Verfahren haben ihre Vor- und Nachteile, auf die wir in einem separaten Beitrag eingehen wollen.

Selbst abrechnen durch die (eigene) Software
Wenn du alle obigen Punkte bereits abgehakt hast, kannst Du mit der Abrechnung beginnen. Wir fassen diesen Prozess zunächst in vier Schritte zusammen.

Grafik

(1) Verordnungs-Check: Die handelsüblichen Softwares bieten Praxisinhabern schon einige Vorteile. Sie prüfen die Verodnungen auf Vollständigkeit (Bsp: IK Nummer, Stempel, Unterschriften, Termine, Taxierung) und Korrektheit betreffend der formalen Anforderungen, Zuzahlungen, etc. 

(2) Kassenrechnungen erstellen

(3) Transportbegleitzettel fertig stellen, um die Verordnungen den Rechnungen zuzuordnen

(4) Verordnung taxieren; das heißt, es müssen abrechnungsrelevante Daten hinzugefügt werden. Auch in diesem Punkt unterstützen Dich bereits viele Softwareanbieter, sodass Du schlussendlich nur noch die fertige Verordnung ausdrucken musst oder alles direkt auf elektronischem Wege der Krankenkasse zukommen lässt.
Hinweis: In nächster Zeit werden wir auf das Thema „Taxieren“ noch etwas genauer eingehen.

Danach wird das gesamte Abrechnungsmaterial an die kassenspezifische Annahmestelle der jeweiligen Krankenkasse übermittelt.

Deine Abrechnung setzt sich dann aus folgenden Bestandteilen zusammen:

  • die Abrechnungsdaten je Abrechnungsfall,
  • der Gesamtaufstellung (SGLA-Daten) der Abrechnung (Gesamtrechnung, ggf. Sammelrechnung),
  • die Urbelege und der Begleitzettel für die Urbelege.  
    Zu den Urbelegen zählen die Verordnungsblätter, Berechtigungs- bzw. Reperaturscheine, Leistungsnachweise oder andere rechnungsbegleitende Unterlagen und ggfs. Leistungszusagen der Krankenkasse.

Hinweis: Die Transportbegleitpapiere mit den Originalverordnungen werden auf dem Postweg an die Krankenkasse geschickt. Die Rechnungen und Begleitpapiere werden elektronisch versandt.

Die Daten können entweder über einen elektronisch verwertbaren Datenträger oder via Datentransfer (z.B. E-Mail, FTAM, X.400, FTP) übermittelt werden. 

Damit die Versicherungsdaten auf dem Weg zur Krankenkasse nicht in falsche Hände geraten, werden sie durch ein Verschlüsselungsverfahren geschützt. Das bedeutet, dass die Daten des Absenders unkenntlich gemacht werden und so nur durch die empfangende Stelle gelesen werden können.
Die Software, die Du zur Abrechnung benutzen möchtest, sollte diese Funktion für eine sichere Datenübermittlung unbedingt integrieren.


Die Zahlungsfrist der Krankenkasse läuft ab dem Zeitpunkt, an dem die Originalverordnungen postalisch eingegangen sind.

Abrechnung über einen Dienstleister
Viele Praxisinhaber bevorzugen es, ein externes Abrechnungszentrum mit der Durchführung der Abrechnung zu beauftragen; häufig um Zeit oder Geld zu sparen.
Je nach Leistungsspektrum kümmern sich diese Dienstleister um alle Schritte von der Prüfung der Verordnung bis zum elektronischen Versand der Daten und Dokumente an die jeweiligen Stellen. Im Grunde müsstest Du dann "nur" noch die Originale postalisch verschicken. Abhängig vom Vertrag kontrollieren sie Zahlungseingänge, prüfen eventuelle Absetzungen auf Richtigkeit, bieten Hilfestellung in der Kommunikation mit Krankenkassen und werben mit Vorfinanzierungsangeboten, damit Praxisinhaber schnell(er) an ihr Geld kommen.

Um die geeignete Variante für die eigene Praxis zu finden, solltest Du die Verträge vorab genau prüfen: Auf den ersten Blick scheinen viele Angebote verlockend, weil sie kostengünstig erscheinen und vermeintlich Zeit sparen. Doch oft verstecken sich zwischen den Zeilen zusätzliche Kosten. Lass' Dich davon nicht abschrecken, sondern vereinbare immer eine persönliche Beratung und vergleiche verschiedene Angebote.

 

Hat Dir dieser Artikel gefallen? In unseren kommenden Beiträgen zeigen wir Dir Vor- und Nachteile, die Du hast, wenn du selber abrechnest oder abrechnen lässt. Außerdem schauen wir uns gemeinsam an, auf welche Dinge Du im Falle eines Vertragsabschlusses mit externen Dienstleistern unbedingt achten solltest.

Unsere Themen im Überblick:

  1. Welche Vor- und Nachteile bestehen, wenn ich selber abrechne, oder abrechnen lasse?
  2. Was muss ich beachten, wenn ich mich für ein Abrechnungszentrum oder eine Abrechnungssoftware entscheide?
  3. Mit wie viel Aufwand ist eine Kündigung oder ein Wechsel des eigenen Abrechnungszentrums verbunden und was kostet das üblicherweise?
  4. Das Abrechnungs-ABC: Das kleine Nachschlagewerk zum Thema “Abrechnung“

 

 

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Jasmin Clegg

Jasmin Clegg hat ihre Ausbildung als Physiotherapeutin 2009 an der Hogeschool Zuyd in Heerlen (NL) beendet.

Aus beruflichem und privatem Interesse hat sie zwischenzeitlich für zweieinhalb Jahre in Südafrika gelebt. Heute ist sie wieder in Deutschland und arbeitet in einer Physiotherapie-Praxis im Kölner Norden.

Nebenbei doziert sie an der Hochschule Fresenius und arbeitet freiberuflich als Journalistin. Seit 2017 schaukelt sie den mobiLEOS Physio-Blog und hat daher immer viel zu tun.

Kontakt: clegg@mobileos.de

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