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Sonntag, 11 März 2018 10:14

Sinnvoll Dienstpläne gestalten - ein Interview mit Arbeitszeitexpertin Simone Back

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Sinnvoll Dienstpläne gestalten - ein Interview mit Arbeitszeitexpertin Simone Back CC0 Creative Commons / kaboompics / pixabay

Was Kunden zufrieden stellt und Mitarbeiter glücklich stimmt: Simone Back gibt wertvolle Tipps zur Arbeitszeitgestaltung in der Praxis. 

Welche Arbeitszeitmodelle bieten sich für Physiotherapiepraxen generell an?
Simone Back: Generelle Empfehlungen sind schwierig, weil jede Praxis ihr besonderes Modell mit speziellen Rahmenbedingungen hat. Es stellen sich Fragen nach den Öffnungszeiten und den Arbeitsverträgen der Beschäftigten. Habe ich viele Vollzeitkräfte oder eher Teilzeitkräfte? Welche Vereinbarungen sind im Arbeitsvertrag fixiert? Habe ich täglich oder tageweise lange Öffnungszeiten? Wie viele fixe Termine gibt es, zum Beispiel in Zusammenarbeit mit einem Pflegeheim?

Sinnvoll sind in der Regel Modelle, die die Abdeckung der Öffnungszeiten sicherstellen und dennoch den Beschäftigten eine gewisse Flexibilität ermöglichen. Das Modell der Wahlarbeitszeiten beispielsweise bietet gute Rahmenbedingungen. Hier werden – je nach Frequentierung durch Kunden – für jeden Tag Besetzungsstärken und daraus abgeleitet Arbeitszeitblöcke definiert. Es kommt gut an, wenn die Praxisleitung schon diesen Schritt mit den Beschäftigten gemeinsam erarbeitet.

Die Beschäftigten können sich anschließend selbst zusammenstellen, welche Arbeitszeitblöcke sie von Woche zu Woche belegen wollen. Inwieweit Beschäftigte von Woche zu Woche dieselben Arbeitszeiten wahrnehmen sollen oder können, liegt ebenfalls an den Praxisgegebenheiten. Voraussetzung für gesteigerte Flexibilität ist immer ein kollegiales Miteinander des Gebens und Nehmens – und dafür braucht es eine gute Teamkultur.

ARbeitszeitmodellIIWelche Vorteile bieten individuell erstellte Dienstpläne?
Simone Back: Ein individuell erstellter Dienstplan ermöglicht es, Interessen von Beschäftigten und von Kunden zumindest teilweise in Einklang zu bringen. Für Beschäftigte ist das ein klares Signal der Wertschätzung – sie belohnen es in der Regel durch Loyalität. Das ist ein klarer Vorteil für die Praxisinhaber.

Kunden werden vor allem dann zufrieden sein, wenn sie Behandlungszeiten vorfinden, die für Sie eine Vereinbarkeit von Beruf/Familie und Physiotherapie ermöglichen. In einer ländlichen Region stellt sich das möglicherweise anders dar als in einer Großstadt, bei einem älterem Kundenkreis anders als bei Erwerbtätigen.

Für ungeliebte Zeiten kann eine Rotation eingeführt werden, die dafür sorgt, dass alle einmal in den sauren Apfel beißen müssen.

Können Sie ein Beispiel beschreiben, wie ein Arbeitsplan in einer Praxis aussehen könnte?
Simone Back: Eine Praxis für Physiotherapie hat zwischen 8.00 Uhr und 20.00 Uhr geöffnet. Besonders viele Patienten wünschen sich Termine zwischen 9.00 Uhr und 12.00 Uhr und dann wieder zwischen 16.00 Uhr und 19.00 Uhr.

Die Praxis arbeitet dafür mit Vollzeitkräften, die in einer Frühschicht und einer Nachmittagsschicht arbeiten. Die Spitzenzeiten am Vormittag und Nachmittag werden durch Teilzeitkräfte oder eine geteilte Tagschicht abgedeckt.

Dadurch sind zu den Wunschzeiten drei Beschäftigte aktiv, zu den anderen Zeiten nur ein oder zwei. 

HSMI Arbeitszeit versetzte ArbeitszeitenRKW Hessen für Arbeitszeit-klug-gestalten.de

 

In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Arbeitgeber attraktiver werden. Was kann ein Praxisinhaber seinen Angestellten durch ein individuelles Arbeitszeitmodell ermöglichen?
Simone Back: Ich halte es für wichtig, dass alle Beschäftigten sich im Arbeitszeitmodell wiederfinden. Kritisch wird es beispielweise, wenn Teilzeitkräfte auf „ihren Lieblingszeiten“ beharren und Vollzeitkräfte die unattraktiven Zeiten abdecken müsse – so habe ich das schon erlebt.

Besser ist es, wenn jede/r seine Wünsche äußern kann und das Team schaut, wie sich Wünsche erfüllen lassen. Der eine will möglichst schnell seine Stunden erfüllen, die andere freut sich über eine Mittagspause von 2-3 Stunden, um dann mit dem Hund nach draußen zu gehen.

Welche Tipps geben Sie Praxisneugründern bezüglich der internen Arbeitszeitgestaltung mit auf den Weg?
Simone Back:

  1. Festlegen: Was ist mein Praxisprofil – welche Öffnungszeiten brauchen meine Kunden oder umgekehrt: Welche Kunden brauche ich, wenn ich nur ein bestimmtes Öffnungsprofil anbieten will? Das sollte bereits vor der Mitarbeitersuche erfolgen, damit Bewerber wissen, worauf sie sich einlassen. 

  2. Mitarbeitersuche: Möglichst keine Zusagen zur Lage der Arbeitszeiten (Tage, Uhrzeit) in den Arbeitsvertrag schreiben, das erschwert später die nachträgliche Gestaltbarkeit. Denkbar wären Vereinbarungen für einen definierten Zeitraum, z.B. zwei Jahre, wenn eine häusliche Betreuungssituation das erfordert.

  3. Die Beschäftigten von Anfang an in die Dienstplangestaltung einbinden und sie im positiven Sinne „in die Pflicht“ nehmen. Bis hin zu: Delegation der Dienstplangestaltung an die Beschäftigten.

  4. Dafür sorgen, dass bei Dienstplänen alle Mitarbeiter Vor- und Nachteile haben.

  5. Zumindest begrenzt Wahlmöglichkeiten schaffen, um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu erleichtern.

  6. In regelmäßigen Abständen schauen, ob Regelungen noch passen – der Praxisalltag kann sich von Jahr zu Jahr ändern. 

klein Simone BackRKW Hessen für Arbeitszeit-klug-gestalten.de

 

Simone Back ist Arbeitszeitexpertin beim RKW Hessen und betreut die Wissensplattform www.arbeitszeit-klug-gestalten.de

Das RKW Hessen ist eine rechtlich eigenständige Einrichtung der Wirtschaftsförderung, die kleine und mittlere Unternehmen (überwiegend) in Hessen begleitet – vom Gründungsvorhaben bis zur Nachfolgeregelung. Weitere Informationen: www.rkw-hessen.de

 

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Jasmin Clegg

Jasmin Clegg hat ihre Ausbildung als Physiotherapeutin 2009 an der Hogeschool Zuyd in Heerlen (NL) beendet.

Aus beruflichem und privatem Interesse hat sie zwischenzeitlich für zweieinhalb Jahre in Südafrika gelebt. Heute ist sie wieder in Deutschland und arbeitet in einer Physiotherapie-Praxis im Kölner Norden.

Nebenbei doziert sie an der Hochschule Fresenius und arbeitet freiberuflich als Journalistin. Seit 2017 schaukelt sie den mobiLEOS Physio-Blog und hat daher immer viel zu tun.

Kontakt: clegg@mobileos.de

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